WhatsApp automatisch antwoord instellen: begroeting, afwezigheidsbericht en wanneer je een chatbot nodig hebt

Kort antwoord: Een automatisch antwoord op WhatsApp stel je in met de WhatsApp Business-app. Er zijn twee soorten: de begroeting, die automatisch wordt verstuurd als een klant je voor het eerst schrijft of na 14 dagen stilte, en het afwezigheidsbericht, dat je altijd, op een zelfgekozen planning of buiten je openingstijden laat versturen. Beide vind je in het tabblad Tools en beide zet je met één schakelaar weer uit. Wil je meer dan een vast bericht, bijvoorbeeld echte antwoorden op vragen over levertijd of voorraad, dan heb je een chatbot of AI nodig, meestal via de WhatsApp Business API, of één gedeelde inbox waarin AI antwoorden voorbereidt en je team ze goedkeurt.

Welke soorten automatisch antwoord zijn er?

"Automatisch antwoorden" kan op WhatsApp vier verschillende dingen betekenen. Het helpt om ze uit elkaar te houden:

• Begroeting — Wat het doet: Vast welkomstbericht bij het eerste contact of na 14 dagen inactiviteit; Waar: WhatsApp Business-app
• Afwezigheidsbericht — Wat het doet: Vast bericht dat je even niet beschikbaar bent; Waar: WhatsApp Business-app
• Snelle antwoorden — Wat het doet: Opgeslagen teksten die je zelf met "/" invoegt; half automatisch; Waar: WhatsApp Business-app
• Chatbot of AI-agent — Wat het doet: Beantwoordt vragen inhoudelijk; Waar: Meta Business Agent (beperkt beschikbaar) of via de API

De eerste twee zijn echte automatische berichten: ze gaan de deur uit zonder dat iemand iets doet. Ze zijn wel altijd hetzelfde, wat de klant ook vraagt.

WhatsApp automatisch antwoord instellen: de begroeting

Volgens het WhatsApp-helpcentrum werkt het zo:

1. Tik in het tabblad Tools op Begroeting.
2. Schakel Begroeting verzenden in.
3. Tik op Begroeting om de tekst te bewerken en tik op OK.
4. Tik op Ontvangers en kies: Iedereen, Iedereen die niet in adresboek staat, Iedereen, behalve... of Alleen verzenden naar....
5. Tik op Opslaan.

Belangrijk om te weten: de begroeting gaat alleen naar klanten die je voor het eerst een bericht sturen of na 14 dagen inactiviteit in hun chat met jou. Een vaste klant die vorige week nog schreef, krijgt hem dus niet. Je apparaat moet bovendien een actieve internetverbinding hebben.

Automatisch antwoord bij afwezigheid

Het afwezigheidsbericht vertelt klanten dat je druk bent of even niet kunt reageren. Het helpcentrum noemt deze stappen:

1. Tik in het tabblad Tools op Afwezigheidsbericht.
2. Schakel Afwezigheidsbericht verzenden in.
3. Tik op het bericht om het te bewerken en tik op OK.
4. Tik op Plannen en kies Verstuur altijd, Aangepaste planning (alleen in de periode die je kiest) of Buiten openingstijden. Die laatste optie zie je alleen als je openingstijden in je bedrijfsprofiel staan.
5. Kies bij Ontvangers dezelfde soort groepen als bij de begroeting en tik op Opslaan.

Ook hier geldt: zonder actieve internetverbinding op je apparaat wordt het bericht niet verstuurd. Een praktische tip: vul eerst je openingstijden in je bedrijfsprofiel in. Dan hoef je het afwezigheidsbericht nooit meer handmatig aan en uit te zetten.

Voorbeeldteksten die je kunt overnemen

Een goed automatisch antwoord is kort, zegt wanneer de klant een echt antwoord krijgt en geeft een volgende stap. Pas deze voorbeelden aan je eigen zaak aan:

Begroeting (webshop):
"Hoi! Leuk dat je ons een bericht stuurt. Vertel gerust waar we je mee kunnen helpen. Gaat het over een bestelling? Stuur dan meteen je ordernummer mee, dan zoeken we het sneller uit."

Afwezigheidsbericht buiten openingstijden:
"Bedankt voor je bericht! We zijn nu gesloten. Morgen vanaf 9.00 uur reageren we. Je ordernummer en vraag mag je alvast sturen."

Afwezigheidsbericht tijdens vakantie (aangepaste planning):
"We zijn met vakantie tot en met 4 augustus. Bestellingen via de webshop worden vanaf 5 augustus verzonden. Vanaf dan beantwoorden we ook je bericht."

Vermijd vage teksten als "we zijn er even niet". De klant wil weten wanneer hij iets hoort.

WhatsApp automatisch antwoord uitzetten

Uitzetten gaat via dezelfde weg: tabblad Tools, dan Begroeting of Afwezigheidsbericht, en de schakelaar Begroeting verzenden of Afwezigheidsbericht verzenden uit. Wil je hem later weer gebruiken, dan zet je dezelfde schakelaar weer aan.

Werkt je automatisch antwoord niet?

Het helpcentrum geeft voor de begroeting een duidelijk lijstje. Loop het na voordat je de app opnieuw installeert:

• Meta Business Agent ingeschakeld? Begroetingen worden automatisch uitgeschakeld als Meta Business Agent is gekoppeld. Wil je ze gebruiken, dan moet je die AI-agent eerst verwijderen.
• Ontvangers te streng? Met "Alleen verzenden naar..." of "Iedereen, behalve..." sluit je mogelijk klanten uit.
• De 14-dagenregel. Heeft de klant je de afgelopen 14 dagen geschreven, dan krijgt hij geen begroeting.
• Uit en weer aan. Zet de functie uit, wacht even en zet haar weer aan.
• Update en herstart. Gebruik de nieuwste versie van WhatsApp Business en start je apparaat opnieuw op.

Kan de gewone WhatsApp ook automatisch antwoorden?

Wie zoekt op "whatsapp automatisch antwoord iphone" of "privé", zoekt meestal in de verkeerde app. De helpartikelen van WhatsApp beschrijven begroetingen en afwezigheidsberichten in het tabblad Tools van de WhatsApp Business-app. Die app bestaat voor Android en voor iPhone. Gebruik je WhatsApp voor je bedrijf, dan is overstappen naar de Business-app de eerste stap. Werk je met meerdere collega's op hetzelfde nummer, lees dan ook ons artikel over whatsapp business meerdere gebruikers.

Van vast bericht naar echt antwoord: AI en chatbots

Een begroeting zegt "hallo", maar beantwoordt de vraag niet. Wil je dat klanten ook buiten openingstijden een inhoudelijk antwoord krijgen, dan heb je drie routes.

1. Meta Business Agent in de app. Dit is een AI-dienst van Meta die namens je bedrijf op klanten kan reageren. Volgens het helpcentrum train je hem met je chats van de afgelopen 6 maanden, je catalogus, documenten en je website, en kies je zelf in welke chats hij antwoordt. Maar: de functie is beschikbaar in een beperkt aantal landen en alleen voor bedrijven die in aanmerking komen, en niet alle talen worden ondersteund. Zie je in Tools geen optie "AI-agent", dan is hij er voor jou nog niet. En zoals hierboven gezegd: zodra hij gekoppeld is, gaan je begroetingen uit.

2. Een chatbot via de WhatsApp Business API. De API is geen app, maar een koppeling waarop software draait. Daarmee kun je vragen herkennen, antwoorden uit je eigen informatie halen en gesprekken doorgeven aan een collega. Een paar regels die Meta stelt:

• Vrije berichten (zonder template) mag je alleen sturen binnen het klantenservicevenster van 24 uur, dat start als de klant je een bericht stuurt.
• Meta rekent niet voor berichten die klanten jou sturen. Sinds 1 oktober 2026 krijgt elk zakelijk nummer 1.000 gratis serviceberichten per maand.
• Volgens het WhatsApp-beleid mag je automatisering gebruiken binnen dat venster, maar moet er een snelle, duidelijke en directe weg naar een mens zijn, bijvoorbeeld overdracht aan een medewerker in de chat.

3. AI die voorbereidt, een mens die verstuurt. Een tussenvorm: de AI schrijft een concept en je medewerker keurt het goed. Dat is trager dan een volautomatische bot, maar je houdt controle over wat er naar de klant gaat.

Let op transparantie. De Europese AI-verordening (artikel 50) verplicht aanbieders van AI-systemen die direct met mensen communiceren ervoor te zorgen dat mensen weten dat ze met AI praten, tenzij dat al duidelijk is. Ook los daarvan is het netjes om het te zeggen: "Je praat met onze digitale assistent. Typ 'medewerker' voor een collega."

Rekenvoorbeeld (aanname): stel dat je 's avonds en in het weekend 30 berichten per week binnenkrijgt, waarvan de helft over levertijd en verzendkosten gaat. Een afwezigheidsbericht laat al die 30 klanten weten wanneer je terug bent; een chatbot of AI-concept kan daarnaast die 15 standaardvragen inhoudelijk afhandelen. Tel je eigen berichten een week lang om te zien welke route bij je past.

Hoe je daarnaast je reactietijd, toon en vaste antwoorden op orde brengt, lees je in ons artikel over klantenservice verbeteren.

Hoe Bombenda helpt

Bombenda brengt WhatsApp (via de Business API), Instagram, Facebook, e-mail en websitechat samen in één gedeelde inbox. In alle pakketten stelt de AI een antwoord op uit je eigen product- en bedrijfsinformatie; je medewerker leest het, past het aan en verstuurt het. Staat het antwoord niet in je informatie, dan vraagt de AI het aan jou in plaats van te gokken. Al vanaf Starter werk je met opgeslagen antwoorden en labels.

Wil je echt automatiseren, dan zit automatisering en chatbot in het pakket Pro: daar zet je automatische antwoorden aan voor onderwerpen die jij kiest, terwijl de rest bij je team blijft. Vanaf het pakket Team wijs je gesprekken toe aan personen of teamwachtrijen, zodat een vraag die de bot doorgeeft meteen bij de juiste collega ligt. Starter kost 59 USD per maand (excl. btw), met vijf gebruikers en één nummer.

Bekijk Bombenda →

Veelgestelde vragen

Waarom krijgt niet elke klant mijn automatische begroeting?
De begroeting gaat alleen naar klanten die je voor het eerst schrijven of na 14 dagen inactiviteit. Controleer ook je instelling bij Ontvangers en of Meta Business Agent is gekoppeld, want dan staan begroetingen uit.

Kan ik een automatisch antwoord alleen buiten openingstijden laten versturen?
Ja. Kies bij het afwezigheidsbericht onder Plannen voor "Buiten openingstijden". Die optie verschijnt pas als je openingstijden in je bedrijfsprofiel hebt ingevuld.

Mag een chatbot op WhatsApp alles automatisch afhandelen?
Binnen het 24-uursvenster mag je automatisering gebruiken, maar het WhatsApp-beleid vraagt een snelle en duidelijke weg naar een mens. Laat de klant dus altijd een medewerker kunnen vragen.

Bronnen: WhatsApp-helpcentrum, "Begroetingen gebruiken", "Het gebruiken van afwezigheidsberichten" en "Meta Business Agent instellen"; Meta for Developers, "Pricing on the WhatsApp Business Platform"; WhatsApp Business Messaging Policy; Europese Commissie, AI Act Service Desk, artikel 50. Informatie per 25 oktober 2026; Meta kan functies, prijzen en regels wijzigen.