Risposta automatica WhatsApp: messaggi di benvenuto, di assenza e chatbot per la tua attività

Risposta breve: Su WhatsApp la risposta automatica si imposta con l'app WhatsApp Business, nella scheda Strumenti: il messaggio di benvenuto parte quando un cliente ti scrive per la prima volta o dopo 14 giorni di silenzio, il messaggio di assenza quando non puoi rispondere (sempre, in un periodo scelto da te o fuori orario). Entrambi funzionano solo se il telefono è connesso a Internet. Se invece vuoi risposte automatiche alle domande frequenti, su più canali e con un passaggio ordinato a un collega, ti serve la Business API con un software: per esempio una casella condivisa con automazioni e chatbot.

Le tre risposte automatiche dell'app WhatsApp Business

Le guide ufficiali del Centro assistenza di WhatsApp descrivono gli strumenti automatici come funzioni dell'app WhatsApp Business. Se ti stai chiedendo come impostare una risposta automatica su WhatsApp "normale", la strada indicata da WhatsApp è passare all'app Business, che è gratuita; trovi le basi nella guida whatsapp business come funziona.

Nell'app hai tre strumenti, tutti nella scheda Strumenti (i nomi sono quelli della versione Android):

1. Messaggio di benvenuto: si invia da solo al primo contatto e quando un cliente torna a scriverti dopo 14 giorni di inattività della chat.
2. Messaggio d'assenza: avvisa che in questo momento non sei disponibile.
3. Risposte rapide: non partono da sole, ma ti permettono di inserire con "/" un testo già pronto. Sono il ponte tra la risposta scritta a mano e quella automatica.

Come impostare il messaggio di assenza (anche per le ferie)

1. Dalla scheda Strumenti tocca Messaggio d'assenza.
2. Attiva Invio messaggio d'assenza e tocca il testo per modificarlo.
3. In Programma scegli tra Invia sempre, Programmazione personalizzata (il periodo che indichi tu, utile per le ferie) e Al di fuori degli orari di apertura. L'ultima opzione compare solo se hai inserito gli orari nel profilo business.
4. In Destinatari scegli: tutti, tutti quelli non in rubrica, tutti tranne alcuni, oppure solo alcuni contatti.
5. Tocca Salva.

Per togliere la risposta automatica fai il percorso inverso: torna in Strumenti e disattiva l'interruttore. Se usi la programmazione personalizzata per le ferie, controlla le date prima di partire: è il modo più semplice per non dimenticare il messaggio attivo al rientro.

Il messaggio di benvenuto e la regola dei 14 giorni

Il percorso è simile: Strumenti, Messaggio di benvenuto, attiva Invia messaggio di benvenuto, scrivi il testo, scegli i destinatari e salva. Il punto da ricordare è la regola dei 14 giorni: il benvenuto arriva a chi ti scrive per la prima volta o dopo 14 giorni senza messaggi. Un cliente che ti ha scritto la settimana scorsa non lo riceve di nuovo, ed è giusto così: nessuno vuole sentirsi dire "benvenuto" ogni giorno.

Risposta automatica WhatsApp: esempi pronti da adattare

Un buon messaggio automatico fa tre cose: ringrazia, dice quando risponderai e chiede un'informazione utile per partire. Ecco alcuni esempi da personalizzare.

Benvenuto per un negozio online.
"Ciao! Grazie per aver scritto a Bottega Rossi. Per un ordine già fatto mandaci il numero d'ordine; per una domanda su un prodotto, il nome o una foto. Ti rispondiamo negli orari di apertura."

Fuori orario.
"Ciao, il negozio ora è chiuso. Leggiamo tutti i messaggi e ti rispondiamo domani dalle 9:00. Se è urgente per una consegna di oggi, scrivi URGENTE all'inizio del messaggio."

Ferie.
"Ciao! Siamo in ferie fino a lunedì 5. Gli ordini ricevuti in questi giorni partono dal 6. Lasciaci pure la tua domanda: ti rispondiamo appena rientriamo."

Studio o professionista.
"Buongiorno, grazie per il messaggio. Per fissare o spostare un appuntamento indicaci nome e giorno preferito; ti confermiamo l'orario entro la giornata lavorativa."

Evita due errori comuni: promettere tempi che non riesci a rispettare e scrivere testi lunghi. Il cliente legge la prima riga, poi aspetta una persona.

La risposta automatica di WhatsApp Business non funziona? Cosa controllare

Se il messaggio non parte, il Centro assistenza indica alcune verifiche:

• Connessione: il telefono deve essere connesso a Internet perché benvenuto e assenza vengano inviati.
• Destinatari: con "Invia solo a…" o "Tutti tranne…" alcuni clienti restano esclusi senza che tu te ne accorga.
• Regola dei 14 giorni: chi ti ha scritto di recente non riceve il benvenuto.
• Meta Business Agent: se è collegato, i messaggi di benvenuto vengono disattivati automaticamente; per usarli devi eliminare Meta Business Agent.
• Orari di apertura: l'opzione "Al di fuori degli orari di apertura" non compare se il profilo non ha gli orari.
• Ultimi tentativi: per il benvenuto, il Centro assistenza suggerisce anche di disattivare e riattivare la funzione, aggiornare l'app all'ultima versione e riavviare il telefono.

Quando la risposta automatica non basta: chatbot e Business API

Benvenuto e assenza rispondono sempre con lo stesso testo, qualunque cosa chieda il cliente. Funziona finché i messaggi sono pochi. Quando ogni giorno arrivano le stesse domande ("quanto costa la spedizione?", "dove si trova il mio ordine?", "siete aperti sabato?") e a rispondere siete in più persone, si passa a un chatbot o, più semplicemente, a automatizzare le risposte WhatsApp sugli argomenti ripetitivi. Prima però conviene mettere in ordine il lavoro del team: nella guida sull'assistenza clienti whatsapp trovi un metodo pratico.

Un chatbot su WhatsApp non gira nell'app, ma sulla WhatsApp Business Platform (API) tramite un software. Ci sono regole da conoscere:

• Finestra di 24 ore. Secondo la pagina prezzi di Meta for Developers, quando un utente ti scrive o ti chiama si apre una finestra di assistenza clienti di 24 ore: dentro puoi inviare messaggi liberi, fuori solo messaggi modello approvati. Un chatbot che risponde subito lavora sempre dentro la finestra.
• Costi. Meta addebita i messaggi consegnati; ogni numero ha una soglia gratuita di 1.000 messaggi di servizio consegnati al mese e dal 1.001° anche questi si pagano. Per le tariffe italiane controlla la tabella aggiornata di Meta.
• Regole di Meta sull'IA. I termini della WhatsApp Business Platform (sezione 4.7, aggiornata il 23 settembre 2026) vietano l'accesso ai fornitori per cui l'intelligenza artificiale è la funzione principale offerta, "rather than incidental or ancillary" (non accessoria). Un assistente che risponde sulle spedizioni del tuo negozio è un uso diverso da un chatbot generico aperto a qualsiasi domanda; in caso di dubbio, verifica con il tuo fornitore.
• AI Act. Il Regolamento (UE) 2024/1689 si applica in generale dal 2 agosto 2026. L'articolo 50 chiede ai fornitori di sistemi di IA che interagiscono con le persone di far sapere che si sta parlando con un'IA, al più tardi alla prima interazione, salvo che sia evidente. In pratica: anche se l'obbligo riguarda chi fornisce il sistema, conviene presentarsi chiaramente ("Sono l'assistente automatico di Bottega Rossi") e offrire sempre il passaggio a una persona.

Esempio: da dove partire con un chatbot per aziende

Ipotesi di partenza per un piccolo e-commerce: scegli tre o quattro argomenti che rappresentano la maggior parte delle domande ripetitive, per esempio stato dell'ordine, costi di spedizione, resi e orari. Per ciascuno scrivi una risposta approvata e decidi quando il bot deve fermarsi e passare la chat a un collega: reclami, rimborsi, clienti arrabbiati, richieste fuori elenco. Tutto il resto resta a una persona. Dopo qualche settimana guarda quali domande il bot non ha saputo gestire e decidi se aggiungerle. Meglio un chatbot piccolo che risponde bene che uno ambizioso che sbaglia.

Come ti aiuta Bombenda

Bombenda è una casella condivisa: i messaggi di WhatsApp Business API, Instagram, Facebook, e-mail e chat del sito arrivano in un'unica lista. Già nel piano Starter hai risposte salvate, etichette e i suggerimenti di risposta dell'IA di Bombenda, così le risposte frequenti sono a portata di mano senza essere inviate alla cieca. Nel piano Team assegni le conversazioni a persone o team, rispondi in un colpo solo alle domande simili, l'IA scrive bozze dalle tue note aziendali che un operatore legge prima dell'invio, e i report mostrano i tempi di risposta. Con il piano Pro attivi automazioni e chatbot e risposte automatiche sugli argomenti che scegli tu, mentre il resto delle conversazioni resta al team; nello stesso piano hai anche gli invii massivi con modelli.

Starter costa 59 $ al mese (IVA esclusa). I costi per messaggio di WhatsApp li paghi alle tariffe di Meta, senza ricarichi.

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Domande frequenti

Si può mettere la risposta automatica su WhatsApp normale?
Le guide ufficiali di WhatsApp descrivono messaggi di benvenuto e di assenza come strumenti dell'app WhatsApp Business, nella scheda Strumenti. Se ti servono, la via più semplice è passare all'app Business, che è gratuita.

Perché il messaggio di benvenuto non arriva a tutti?
Parte solo al primo messaggio o dopo 14 giorni di inattività della chat. Controlla anche i destinatari scelti, la connessione del telefono e se è collegato Meta Business Agent, che disattiva il benvenuto.

Un chatbot su WhatsApp può rispondere al posto mio a tutte le domande?
Meglio di no. Conviene affidargli pochi argomenti ripetitivi con risposte approvate, dire chiaramente che è un assistente automatico e passare a una persona reclami, rimborsi e richieste particolari.

Fonti: Centro assistenza di WhatsApp (messaggi di benvenuto, messaggi di assenza, risposte rapide), Meta for Developers ("Pricing on the WhatsApp Business Platform"), Meta Terms for WhatsApp Business Platform (sezione 4.7), Commissione europea, AI Act Service Desk (Regolamento (UE) 2024/1689, articoli 50 e 113). Informazioni aggiornate al 25 ottobre 2026; menu, funzioni, prezzi e norme possono cambiare.