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WhatsApp Newsletter für Unternehmen: Einwilligung, Vorlagen, Kosten und die passende Software

· 12 Min. Lesezeit · WhatsApp Business

Kurze Antwort: Ein WhatsApp Newsletter ist für Unternehmen erlaubt und kann gut funktionieren, aber nur unter zwei Bedingungen: Die Empfänger haben vorher ausdrücklich eingewilligt, und sie können sich jederzeit einfach wieder abmelden. Das verlangen sowohl die Richtlinie von Meta als auch, für Werbung, das deutsche Wettbewerbsrecht. Technisch gibt es zwei Wege: Rundsendungen aus der WhatsApp-Business-App, die Meta inzwischen als kostenpflichtige Funktion ausbaut, oder Marketing-Vorlagen über die WhatsApp Business API, die Meta pro zugestellter Nachricht berechnet. Für einen regelmäßigen Newsletter mit wachsender Liste ist die API meist der sauberere Weg, vor allem, wenn danach Antworten kommen, die Ihr Team in einem gemeinsamen Posteingang für WhatsApp, Instagram und E-Mail bearbeitet. Dieser Beitrag zeigt die Regeln, die Kosten und einen Ablauf, mit dem Sie starten können.

Was ist ein WhatsApp Newsletter?

Gemeint ist eine Nachricht, die ein Unternehmen regelmäßig an viele Kunden gleichzeitig schickt: neue Produkte, Aktionen, Öffnungszeiten an Feiertagen, Termine oder ein kurzer Tipp der Woche. Anders als beim E-Mail-Newsletter landet die Nachricht im selben Chat, in dem der Kunde Ihnen auch antworten kann. Genau das ist Stärke und Risiko zugleich: Die Nachricht wird gesehen, aber eine unerwünschte Werbung im persönlichen Messenger stört mehr als eine E-Mail im Werbeordner.

Drei Dinge werden oft verwechselt:

  • Rundsendung aus der App: Sie schreiben aus der WhatsApp-Business-App an mehrere Kontakte auf einmal.
  • Marketing-Vorlage über die API: Sie verschicken über eine Software eine von Meta genehmigte Vorlage an eine Liste von Kontakten mit Einwilligung.
  • Gruppe: Alle Mitglieder sehen einander und die Beiträge der anderen. Für einen Kunden-Newsletter ist das aus Datenschutzsicht fast nie geeignet.

Die Regeln: Einwilligung, Abmeldung, Qualität

Was Meta verlangt

Die WhatsApp Business Messaging Policy (Stand 23. September 2026) ist hier eindeutig. Sie dürfen Menschen nur anschreiben, wenn Sie deren Opt-in erhalten haben. Sie müssen jede Bitte respektieren, Nachrichten zu blockieren, einzustellen oder sich abzumelden, und zwar auch dann, wenn diese Bitte außerhalb von WhatsApp kommt, etwa per E-Mail oder am Telefon. Als gute Praxis empfiehlt Meta außerdem, Opt-ins getrennt nach Nachrichtenkategorie einzuholen und klar zu erklären, wie man sich von bestimmten Kategorien abmeldet.

Ein zweiter Punkt wird gern unterschätzt: Nutzer können Unternehmen blockieren oder melden. Laut Richtlinie kann WhatsApp die Zahl der Nachrichten begrenzen, die ein Unternehmen senden darf, wenn viel negatives Feedback eingeht. Ein Newsletter, den niemand bestellt hat, gefährdet also nicht nur das Image, sondern auch die Nummer, über die Ihr gesamter Kundenservice läuft.

Was das UWG verlangt

Für Werbung gilt in Deutschland zusätzlich § 7 UWG. Nach Abs. 2 Nr. 2 ist Werbung mit elektronischer Post ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung des Adressaten stets eine unzumutbare Belästigung. Gehen Sie in der Praxis davon aus, dass das auch für Werbung per Messenger gilt. Abs. 3 enthält eine Ausnahme für Bestandskunden: Wer die Adresse beim Verkauf einer Ware oder Dienstleistung erhalten hat, darf eigene ähnliche Angebote bewerben, solange der Kunde nicht widersprochen hat und bei der Erhebung und bei jeder Verwendung klar auf sein jederzeitiges Widerspruchsrecht hingewiesen wird. Verlassen Sie sich für WhatsApp aber nicht auf diese Ausnahme: Die Richtlinie von Meta verlangt ohnehin ein Opt-in.

Dazu kommt der Datenschutz: Telefonnummer, Einwilligung und Abmeldung sind personenbezogene Daten, die Sie dokumentieren müssen. Die wichtigsten Punkte dazu finden Sie in unserem Beitrag zu WhatsApp Business DSGVO. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung; für Ihren Fall sprechen Sie mit Ihrem Datenschutz- oder Rechtsberater.

App oder API: Womit versenden?

  • Einrichtung — Rundsendung aus der Business-App: Sofort im Handy; Marketing-Vorlagen über die API: Nummer an die API anbinden, Vorlage bei Meta genehmigen lassen
  • Kosten — Rundsendung aus der Business-App: Laut Meta (April 2025) als kostenpflichtige Funktion ausgebaut; aktuelle Konditionen in der App prüfen; Marketing-Vorlagen über die API: Gebühr pro zugestellter Marketingnachricht nach Preisliste von Meta
  • Listen — Rundsendung aus der Business-App: Auf dem Gerät, schwer zu dokumentieren; Marketing-Vorlagen über die API: In der Software, mit Einwilligungsdatum und Abmeldung
  • Antworten — Rundsendung aus der Business-App: Landen auf einem Handy; Marketing-Vorlagen über die API: Landen im Team-Posteingang und können zugewiesen werden
  • Geeignet für — Rundsendung aus der Business-App: Wenige Stammkunden, gelegentliche Info; Marketing-Vorlagen über die API: Regelmäßiger Newsletter, mehrere Mitarbeitende

In ihrer Ankündigung vom April 2025 schreibt Meta, dass die „business broadcasts“ in der App kostenpflichtig werden, damit Unternehmen sich gut überlegen, was sie senden, und dass Meta die Zahl der Marketingnachrichten begrenzt, die ein Mensch erhalten kann. Welche Konditionen heute für Ihr Konto gelten, sehen Sie in der App selbst.

Was kostet ein WhatsApp Newsletter?

Seit dem 1. Juli 2025 berechnet Meta auf der Business Platform pro Nachricht. Berechnet wird nur, was zugestellt wird, und Nachrichten, die Kunden Ihnen schicken, sind kostenlos. Marketing ist eine eigene Kategorie: Vorlagen für werbliche Zwecke. Den Tarif für Deutschland nennt Meta in der verlinkten Preisliste, nicht auf der Übersichtsseite; schauen Sie dort nach, bevor Sie kalkulieren.

Eine Rechnung zur Orientierung (Annahme): Sie haben 800 Kontakte mit Einwilligung und senden zwei Ausgaben im Monat. Das sind bis zu 1.600 Marketingnachrichten. Multiplizieren Sie diese Zahl mit dem aktuellen Tarif aus der Preisliste von Meta, und Sie kennen Ihre Kanalkosten. Dazu kommt die Software. Antwortet ein Kunde auf den Newsletter, öffnet sich ein 24-Stunden-Fenster, in dem Sie im normalen Chat weiterschreiben.

Ein weiterer Punkt für die Planung: Meta kann begrenzen, wie viele Marketing-Vorlagen ein Nutzer von Unternehmen insgesamt erhält. Diese Grenze passt sich laut Meta automatisch an das jüngste Engagement der Person an. Ein Newsletter, der regelmäßig gelesen und beantwortet wird, kommt also eher an als einer, der ignoriert wird. Eine feste Zahl nennt Meta nicht.

So erstellen Sie einen WhatsApp Newsletter in sechs Schritten

  1. Zweck festlegen. Was bekommt der Abonnent? „Neue Ware und Aktionen, höchstens zweimal im Monat“ ist ein Versprechen, das Sie halten können.
  2. Einwilligung einholen. Eine eigene Checkbox im Shop oder Kontaktformular, ein QR-Code an der Kasse oder ein Schlüsselwort, das Kunden Ihnen schicken. Nicht vorausgewählt, getrennt von Versandinfos und mit Hinweis auf die Abmeldung.
  3. Einwilligung bestätigen und speichern. Verbreitet ist ein Double-Opt-in: Nach der Anmeldung schicken Sie eine Bestätigung, auf die der Kunde antwortet. Speichern Sie Datum, Quelle und Text der Einwilligung, damit Sie sie später nachweisen können.
  4. Vorlage schreiben. Kurz, mit einem klaren Anlass und einem nächsten Schritt. Über die API muss die Vorlage von Meta genehmigt sein, bevor Sie damit ein Gespräch beginnen.
  5. Abmeldung einbauen. Jede Ausgabe sagt, wie man sich abmeldet, zum Beispiel mit dem Wort „STOP“. Abmeldungen setzen Sie sofort um, auch wenn sie per E-Mail oder am Telefon kommen.
  6. Auswerten. Wie viele haben geantwortet, wie viele sich abgemeldet? Steigen die Abmeldungen, senden Sie seltener oder gezielter.

Beispiele für einen guten Newsletter-Text

Zur Veranschaulichung (Annahmen, an Ihr Geschäft anpassen):

  • Onlineshop: „Hallo Anna, die Winterjacken sind wieder da, auch in Größe M. Bis Sonntag ist der Versand kostenlos. Zum Shop: [Link]. Keine Angebote mehr? Antworten Sie mit STOP.“
  • Friseursalon: „Im Dezember sind die Samstage schnell voll. Möchten Sie einen Termin? Antworten Sie einfach mit Ihrem Wunschtag. Abmelden mit STOP.“
  • Restaurant: „Unser Gänse-Menü gibt es ab dem 11. November. Reservierungen gern hier im Chat. Keine Infos mehr? STOP.“

Allen gemeinsam: ein Anlass, eine Handlung, eine Abmeldung. Keine Romane, keine fünf Links.

Typische Fehler

  • Die Kundendatei einfach anschreiben. Eine Nummer aus einer Bestellung ist keine Einwilligung für Werbung auf WhatsApp.
  • Eine Gruppe statt einer Rundsendung. Fremde Kunden sehen einander, und Sie haben ein Datenschutzproblem.
  • Zu oft senden. Wer täglich schreibt, wird blockiert. Das schadet der Nummer und kann laut Richtlinie zu Sendebegrenzungen führen.
  • Antworten bleiben liegen. Ein Newsletter erzeugt Rückfragen. Wenn nach dem Versand niemand antwortet, verpufft der Effekt.
  • Den Bot alles beantworten lassen. Automatische Antworten sind praktisch, aber bei Reklamationen muss ein Mensch übernehmen. Wann sich das lohnt, lesen Sie im Beitrag Chatbot für Unternehmen.

Wie Bombenda dabei hilft

Bombenda verbindet Ihre Nummer mit der WhatsApp Business API, durch die Freigabeschritte bei Meta begleiten wir Sie. Antworten auf Ihren Newsletter landen zusammen mit Instagram, Facebook, E-Mail und Website-Chat in einem gemeinsamen Posteingang, in dem Ihr Team mit eigenen Zugängen arbeitet.

  • Textbausteine und Tags ab Starter: dazu 5 Nutzer und 300 KI-Antwortvorschläge im Monat, damit wiederkehrende Rückfragen schnell beantwortet sind.
  • Gesprächszuweisung, Team-Warteschlangen und Sammelantworten im Paket Team, damit nach dem Versand klar ist, wer welche Antwort übernimmt. Dazu KI-Entwürfe aus Ihren Firmennotizen (2.000 im Monat), die ein Mitarbeiter prüft und sendet.
  • Broadcasts mit Vorlagen im Paket Pro, zusammen mit Automatisierung und Chatbot, 3 Nummern und API-Zugang.

Die WhatsApp-Gebühren pro Nachricht geben wir zu den Tarifen von Meta ohne Aufschlag weiter. Starter kostet 79 USD im Monat (zzgl. MwSt.). Die Einwilligungen Ihrer Empfänger einzuholen und nachzuweisen bleibt Ihre Aufgabe als Absender.

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Häufige Fragen

Ist ein WhatsApp Newsletter kostenlos?
Nicht ganz. Über die API berechnet Meta jede zugestellte Marketingnachricht nach seiner Preisliste. Rundsendungen in der Business-App baut Meta laut eigener Ankündigung vom April 2025 als kostenpflichtige Funktion aus; die aktuellen Konditionen sehen Sie in der App.

Darf ich Bestandskunden ohne Einwilligung einen WhatsApp Newsletter schicken?
Davon ist abzuraten. § 7 Abs. 3 UWG kennt zwar eine Ausnahme für Bestandskunden, die WhatsApp Business Messaging Policy verlangt aber in jedem Fall ein Opt-in des Empfängers.

Wie melden sich Empfänger wieder ab?
So einfach wie möglich, etwa mit einem Wort wie „STOP“ im Chat. Laut Richtlinie müssen Sie jede Abmeldung respektieren, auch wenn sie außerhalb von WhatsApp kommt.

Quellen: WhatsApp Business Messaging Policy; Meta for Developers, WhatsApp Pricing und Per-user marketing template message limits; Meta Newsroom, Ankündigung vom 3. April 2025; § 7 UWG (gesetze-im-internet.de). Stand: 26. Oktober 2026. Rechenbeispiel und Textbeispiele sind Annahmen zur Veranschaulichung. Keine Rechtsberatung.